Mar. 19 Mar. 2024
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Digitalizzazione archivi Milano: lo stato dell’arte tra le aziende meneghine

La digitalizzazione degli archivi a Milano stenta a decollare. Il Comune spiega che un milanese su due non ha lo Spid. Eppure, servizi come SGAService permettono di digitalizzare velocemente e bene gli archivi di aziende pubbliche e private, pubbliche amministrazioni, associazioni, enti e liberi professionisti. Perché scegliere questa formula e come passare all’azione? Scopriamolo insieme!

Digitalizzazione archivi Milano, perché passare al digitale?

Passare ai documenti in formato digitale è un’operazione che non può più aspettare. Ecco quali sono i vantaggi immediati per le attività di qualsiasi genere che digitalizzano e scansionano i propri archivi cartacei.

1.   Maggiore competitività

La competitività è la chiave del successo e le aziende milanesi lo sanno bene. Competitività è sinonimo di crescita, di progresso e di aumento di fatturato. Ma c’è un ma. Queste parole sono valide solo per chi cavalca l’onda in tempo. Infatti, chi arriva primo batte gli altri. L’innovazione e la strategia nelle aziende si basa su questo.

Come si ottiene più competitività, quindi minor concorrenza? Arrivando prima. Come si arriva prima? Tenendo tutto in ordine e a disposizione. Come ci si può garantire questo in una piccola o media realtà aziendale milanese? Con la dematerializzazione del proprio archivio di Milano.

2.   Tempo e spazio a disposizione

Tante aziende sottovalutano il costo dell’affitto o della proprietà dei locali che si utilizzano. Se per un’attività a contatto con il pubblico è importante avere abbastanza spazio per essere accogliente – come la pandemia ha ampiamente dimostrato – ci saranno dei metri quadri che andranno sempre sprecati. Quali? Quelli per i documenti.

Infatti, le scartoffie devono essere sempre a disposizione, ma non si sa mai quando serviranno. Quindi, la soluzione più semplice resta quella di tenerli. Così, sembra che averli ancorati alla scrivania dell’ufficio amministrativo non costi nulla. Invece, non è vero.

 Il costo dell’affitto o delle tasse sulla proprietà dipende dai metri quadri. Quindi, metri quadri di scartoffie sono un costo. Poi, c’è il prezzo per pulirli e tenerli in ordine. Infine, si paga un addetto di turno che non produce assolutamente nulla, ma ha il compito di gestire le scartoffie. La scansione dei documenti cartacei offre tempo, spazio e denaro in più a disposizione.

3.   Pratiche semplificate

Le pratiche burocratiche semplificate sono il sogno di tanti cittadini milanesi e italiani. Nel sogno, una pratica parte e arriva a destinazione in tempi decenti (cinque giorni lavorativi al massimo). Tutto viene puntualmente smentito dalla realtà, con buona pace di chi si lamenta.

Come realizzare il sogno di un documento che parte e che arriva in pochi giorni? Usando gli strumenti che l’informatica e Internet offrono con attenzione. Infatti, digitalizzando e salvando le pratiche su un server sicuro, l’attività sarà pronta ad affrontare ogni sfida e… “Il sogno diverrà realtà”, come si diceva in Cenerentola.

4.   Proattività verso gli obblighi normativi

La legge ci mette sempre tempo per adeguarsi alla società. Le aziende impiegano ulteriore tempo per attenersi agli obblighi di legge. C’è un altro modo? Anticipare i tempi. Come? Accorgendosi dei cambiamenti che ci sono e agire in modo proattivo. L’esempio della fatturazione elettronica è calzante.

La fatturazione elettronica è stata facoltativa per molto tempo. Solo le aziende che la trovavano comoda la utilizzavano. Poi, le aziende hanno avuto l’obbligo normativo e si sono adeguate. È diventata facoltativa per i professionisti e le partite Iva in genere. Da poco è scattato l’obbligo anche per le partite Iva. Il panico si è diffuso tra i professionisti.

Pensarci prima, quando era partito l’obbligo per le aziende? Ecco, lo stesso sta avvenendo ora per la digitalizzazione. In questo momento è facoltativa per le aziende.

5.   Controlli più semplici

I controlli da parte dell’azienda stessa o di terzi è molto semplice con la digitalizzazione per archivi su Milano. Infatti, quando viene richiesto un documento, si richiede a propria volta all’attività che ha i dati in cloud o si accede con le proprie credenziali.

Il controllo sarà così immediato ed effettuato in poco tempo. Si è al sicuro da eventuali multe e sanzioni. In più, si può ripartire con le carte in regola.

Come passare all’azione

Per passare all’azione, le imprese milanesi sono già pronte. Il problema è che in tante non sanno a chi rivolgersi e non possiedono neanche lo Spid per le pratiche burocratiche più comuni. Per risolvere la situazione in tempi rapidi e non trovarsi impreparati alle nuove sfide – visto che la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria anche per i liberi professionisti e gli autonomi – è ora di darsi da fare.

Per rispondere a queste esigenze, ci si può rivolgere al servizio di SGA Srl. L’attività opera nel settore della digitalizzazione, scansione e deposito della documentazione aziendale e consente di ottenere in tempi rapidi un supporto digitale per velocizzare le pratiche, le richieste e la fatturazione.

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