In questo articolo ti proponiamo tutte le principali pratiche da seguire per fare email marketing nel totale rispetto della GDPR. La compliance con le norme europee richiede caratteristiche ben precise per poter contattare la propria mailing list e nuovi lettori senza essere considerato fuori legge. L’email marketing è una delle attività più produttive per fare business online, consente di inviare offerte commerciali in modo facile e ad una grande quantità di persone.
Tipologie di Email Marketing consentite e non consentite
I destinatari delle mailing list, a prescindere dalle pratiche di comunicazione utilizzate, devono consentire al ricevimento di email promozionali. Le principali categorie di questa forma di marketing sono:
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- cold email: serve a promuovere i servizi a potenziali nuovi clienti;
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- soft spam: serve a contattare persone già clienti;
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- spam: pratica sempre illegale, consiste nell’inviare email a utenti senza consenso.
Anche se la normativa offre indicazioni precise, il consiglio è quello di essere più stringenti rispetto alle pratiche indicate. Il fine della GDPR è quello di proteggere i dati personali delle persone e limitarne il controllo da parte di privati.
Quando si fa cold mail si ha il consenso da parte dell’utente per l’invio di email promozionali. Questa pratica può risultare illegale se svolta in modo scorretto: nell’ambito B2B è consistito l’invio di email aziendali (info@azienda.com), ma non è possibile inviare email nominative senza il consenso (mario-rossi@azienda.com).
Nel caso del soft spam i destinatari sono soggetti fidelizzati che hanno dato il consenso per l’invio di promozioni. Le email possono essere inviate solo nel caso in cui vengano soddisfatti i seguenti requisiti:
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- il proprietario è maggiorenne;
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- l’email parla di prodotti o servizi;
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- il cliente può interrompere il trattamento dei dati tramite opt-out;
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- non vengono usati sistemi per l’attività di email marketing;
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- il trattamento è giustificato da un interesse legittimo del proprietario;
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- viene mostrata al cliente la Privacy Policy per comunicare ogni dettaglio per il trattamento dati.
Lo spam, al contrario, non è mai consentito. Si tratta delle email inviate senza aver richiesto consensi, una forma di comunicazione fuori legge che può portare a sanzioni, oltre che al rischio di denunce penali.
Le migliori pratiche per usare newsletter in modo legale
Il primo consiglio è quello di affidarsi a una piattaforma per fare email marketing dotata di tutti i servizi per l’opt-out, per la gestione della mailing list e con le funzionalità necessarie per il rispetto del GDPR.
Le caratteristiche che deve avere la piattaforma di email marketing risultano molto stringenti. L’importante è scegliere un servizio che consenta di semplificare l’intero processo di creazione, messa in sicurezza e invio delle email. Il servizio per la gestione della newsletter deve essere in grado di:
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- consentire la rimozione dei contatti duplicati nella stessa lista;
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- gestire le liste in single e double opt-in;
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- verificare i domini in fase di importazione;
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- rimuovere automaticamente i destinatari inesistenti;
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- rimuovere automaticamente i destinatari che richiedono la cancellazione.
Privacy policy per GDPR e email marketing
La privacy policy è il cuore dell’intera rivoluzione apportata dalla GDPR. Deve informare l’utente sulle modalità del trattamento dei dati e su tutti i suoi diritti. Inoltre, bisogna prestare attenzione ad eventuali trattamenti da applicazione di terze parti assicurandosi che siano indicate e rispettose della normativa.
Best practice per email marketing e GDPR
Andiamo a vedere passo passo tutte le migliori pratiche da mettere in atto per rispettare la GDPR e svolgere in tutta sicurezza il newsletter marketing:
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- crea una informativa della privacy chiara, completa e facilmente accessibile;
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- raccogli i dati solo con consensi espliciti tramite form online, iscrizione alla newsletter, richieste esplicite, preferibilmente con modalità double-opt-in;
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- non scrivere a indirizzi di posta reperibili online o acquistabili;
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- memorizza le scelte relative ai consensi ottenuti;
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- organizza le mailing list rispettando la GDPR con la minimizzazione dei dati;
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- proteggi dati, consentendo la cancellazione e l’oblio;
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- mantieni la possibilità di comunicazione tra utente e titolare del trattamento dei dati;
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- inserisci nella mail il link alla privacy policy;
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- offri la possibilità di disiscriversi con un link nella mail;
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- non mascherare l’indirizzo email da cui si spedisce;
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- non inserire allegati alla mail;
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- tieni sotto controllo la dimensione della mail.
